La certification des logiciels de caisse revient dans toutes les discussions d'équipement, souvent mal comprise. Voici ce que la réglementation française demande réellement, et à quoi elle s'applique.
Cet article explique le cadre général. Il ne remplace pas l'avis de votre expert-comptable, qui connaît votre situation.
Ce que dit la règle
Depuis le 1er janvier 2018, les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d'un logiciel ou système de caisse doivent utiliser un outil satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. La preuve se fait par un certificat délivré par un organisme accrédité — la marque NF525 en est la plus connue — ou par une attestation individuelle de l'éditeur.
Les quatre exigences, en clair
- Inaltérabilité : une fois enregistré, un encaissement ne peut plus être modifié ou supprimé sans laisser de trace.
- Sécurisation : les données sont protégées et les corrections sont tracées.
- Conservation : les données sont clôturées à intervalles réguliers (journalier, mensuel, annuel).
- Archivage : elles restent accessibles à l'administration pendant six ans.
Le point que tout le monde manque
La règle vise les systèmes qui enregistrent les règlements. C'est le mot important. Un outil qui ne reçoit aucun paiement, ne calcule aucun encaissement et n'édite aucun ticket de caisse ne rentre pas dans ce périmètre : il n'y a rien à certifier, parce qu'il n'enregistre aucune opération de règlement.
Autrement dit, votre carnet de commandes, votre écran cuisine ou votre plan de salle ne sont pas des systèmes de caisse. Votre caisse certifiée, elle, reste l'outil de référence vis-à-vis de l'administration fiscale.
Ce que cela signifie pour Modern Resto
Modern Resto ne traite aucun paiement. Quand un serveur marque une table « encaissée », il note simplement que le client a réglé par ses propres moyens — le TPE, les espèces, la caisse existante du restaurant. Aucun règlement n'est enregistré, aucun ticket fiscal n'est produit.
Votre caisse certifiée continue donc de faire son travail exactement comme avant. Modern Resto s'occupe de la prise de commande et de l'organisation du service, pas de l'encaissement — c'est aussi pour cette raison qu'il est gratuit.
Les erreurs fréquentes
- « Un logiciel gratuit ne peut pas être conforme. » La conformité dépend de ce que fait le logiciel, pas de son prix. Un outil qui n'encaisse pas n'a pas de conformité caisse à démontrer.
- « Il me faut un certificat pour chaque outil du restaurant. » Non : uniquement pour celui qui enregistre les règlements.
- « Mon éditeur dit qu'il est conforme, c'est suffisant. » Demandez le certificat ou l'attestation écrite. C'est ce document que l'administration réclame, pas une mention sur un site.
La bonne question à poser à un fournisseur
Une seule suffit : « Votre logiciel enregistre-t-il les règlements de mes clients ? » Si oui, demandez le certificat. Si non, la question de la certification ne se pose pas — vérifiez simplement que votre caisse actuelle, elle, est bien en règle.